E-Mail-Marketing-Software Kosten: Preise, Tarife & Kostenmodelle

mailwissen.de · Aktualisiert am 27. September 2026

Der Einstiegspreis einer E-Mail-Marketing-Software reicht für einen belastbaren Kostenvergleich nicht aus. Entscheidend sind Kontaktzahl, Versandvolumen, Funktionen, Limits, Zusatzleistungen und Abrechnung. Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Faktoren systematisch prüfen und daraus eine realistische 12-Monats-Kalkulation für Ihr Nutzungsszenario ableiten. Betrachtet werden ausschließlich Software- und Tarifkosten, nicht Personal-, Agentur- oder Contentkosten.

Ein beworbener Einstiegspreis sagt nur wenig darüber aus, was eine E-Mail-Marketing-Software im tatsächlichen Einsatz kostet. Entscheidend ist nicht nur der Grundpreis. Kontaktzahl, Versandvolumen, benötigte Funktionen, Nutzerzugänge, Zusatzleistungen und Abrechnungsperiode können die tatsächlichen Kosten deutlich verändern.

Hinzu kommt: Selbst scheinbar eindeutige Angaben wie „5.000 Kontakte“ sind zwischen Anbietern nicht automatisch vergleichbar. Je nach System können abgemeldete Kontakte kostenrelevant bleiben, dieselben Adressen in mehreren Listen mehrfach zählen oder Kontakte über ein zentrales Personenmodell verwaltet werden.

Dieser Artikel betrachtet die Kosten der Software beziehungsweise des Tarifs. Personal-, Agentur-, Content- und andere Kosten des E-Mail-Marketings sind nicht Gegenstand der Kalkulation.

Wer Tarife sinnvoll vergleichen möchte, sollte deshalb nicht beim „ab“-Preis beginnen. Sinnvoller ist es, die Preislogik zu verstehen und anschließend ein realistisches Nutzungsszenario über zwölf Monate zu kalkulieren.

Warum „ab 10 Euro pro Monat“ wenig über die tatsächlichen Kosten aussagt

Einstiegspreise sind zunächst Schaufenstergrößen. Zwei Tarife mit einem ähnlichen Grundpreis können unter realen Bedingungen sehr unterschiedliche Kosten verursachen.

Dafür gibt es mehrere Gründe. Der beworbene Preis kann beispielsweise nur für eine bestimmte Kontaktzahl gelten, ein begrenztes Versandvolumen einschließen oder wichtige Funktionen ausklammern. Auch die Zahl der enthaltenen Benutzerkonten und die gewählte Vertragslaufzeit spielen eine Rolle.

Ein Tarif kann deshalb für eine kleine Liste günstig erscheinen und bei wachsender Kontaktzahl schnell in die nächste Preisstufe springen. Ein anderer Tarif reagiert weniger auf die Zahl der Kontakte, dafür stärker auf die Anzahl der versendeten E-Mails.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht: „Was kostet das Tool ab?“

Sondern: Was kostet der Tarif für mein tatsächliches Nutzungsszenario?

Dafür müssen mehrere Preisebenen getrennt betrachtet werden.

Die 5 Dimensionen einer Pricing-Seite

Pricing-Seiten von SaaS-Anbietern verbinden häufig mehrere unterschiedliche Preisfaktoren. Für einen belastbaren Vergleich sollten Sie diese zunächst auseinanderhalten.

1. Bemessungsgrundlage

Die Bemessungsgrundlage bestimmt, welche Nutzung überhaupt kostenrelevant ist. Das können beispielsweise sein:

• Anzahl der Kontakte oder Empfänger
• Anzahl der versendeten E-Mails
• Anzahl der Nutzer
• andere nutzungsabhängige Größen

Diese Ebene beantwortet die Frage: Woran misst der Anbieter Ihre Nutzung?

2. Tarifstufe

Daneben gibt es unterschiedliche Funktionspakete wie Starter, Basic, Pro oder Enterprise.

Damit kann derselbe Nutzungsumfang unterschiedlich viel kosten, je nachdem, welche Funktionen Sie benötigen. Ein günstiger Tarif hilft wenig, wenn eine notwendige Automatisierungsfunktion, Schnittstelle oder ein zweiter Nutzerzugang erst in einer höheren Stufe enthalten ist.

3. Abrechnungsart

Eine weitere Ebene ist die Art der Abrechnung. Typische Varianten sind:

• Monatsabo
• Jahresabo
• längerfristige Vorauszahlung
• Prepaid-Modell

Die angezeigte Monatsrate ist deshalb nicht automatisch der Betrag, den Sie tatsächlich monatlich bezahlen.

4. Einstiegsmodell

Free-Pläne, Testphasen und Aktionspreise erleichtern den Einstieg, sind aber eine eigene Dimension der Preisstruktur.

Ein kostenloser oder vergünstigter Einstieg sagt noch nichts darüber aus, welche Kosten nach Ende einer Testphase, nach Überschreiten eines Limits oder bei steigenden Anforderungen entstehen.

5. Zusatzkosten

Schließlich können Kosten hinzukommen, die nicht im Grundpreis enthalten sind. Dazu gehören beispielsweise:

• kostenpflichtige Überschreitungen von Limits
• zusätzliche Benutzerzugänge
• Add-ons
• dedizierte IPs
• Spam-Tests
• KI-Credits
• gegebenenfalls Setup-Leistungen

Erst wenn diese fünf Ebenen getrennt betrachtet werden, lassen sich zwei Angebote sinnvoll gegenüberstellen.

Bemessungsmodelle: kontaktbasiert, versandorientiert und hybrid

Eine häufige Einteilung unterscheidet kontaktbasierte und versandbasierte Tarife. Für die tatsächliche Kostenanalyse reicht diese Zweiteilung jedoch nicht immer aus.

Kontaktbasierte Modelle

Bei kontaktbasierten Modellen bestimmt primär die Größe des Empfängerbestands die Tarifstufe.

GetResponse und KlickTipp orientieren ihre Abrechnung primär an Empfängergrenzen. Innerhalb der entsprechenden Pläne ist der Versand nicht zusätzlich über ein monatliches E-Mail-Kontingent begrenzt.

KlickTipp bezeichnet sein Modell selbst als „All-you-can-send-Flatrate“. Dabei handelt es sich um eine herstellereigene Bezeichnung.

Versandorientierte Modelle

Bei einem versandorientierten Modell steht dagegen die Anzahl der versendeten E-Mails im Vordergrund.

Sinch Mailjet staffelt seine regulären Self-Service-Tarife Essential und Premium primär nach monatlichem Versandkontingent. Innerhalb dieser Pläne können unbegrenzt Kontakte gespeichert werden.

Damit kann eine große Kontaktbasis vergleichsweise wenig Einfluss auf die Tarifstufe haben, solange das gebuchte Versandvolumen ausreicht.

Hybride Modelle

In der Praxis existieren außerdem Modelle, bei denen mehrere Grenzen gleichzeitig gelten.

Brevo verbindet beispielsweise monatliche Versandmengen mit Kontakt-Speicherlimits. ActiveCampaign koppelt das Versandlimit an die gewählte Kontaktstufe. Beim Plus-Tarif liegt dieses beispielsweise beim Zehnfachen des Kontaktlimits, beim Pro-Tarif beim Zwölffachen.

Auch Mailchimp verbindet Kontaktgrenzen mit Versandlimits.

Für einen Kostenvergleich sollten Sie deshalb immer nach mindestens zwei Größen suchen: Was bestimmt die Tarifstufe – und welches weitere Limit kann Ihre Nutzung begrenzen?

Kostenrelevante Kontaktzahl ermitteln: Warum 5.000 Adressen nicht 5.000 abrechenbare Kontakte sein müssen

Für Ihre Kostenkalkulation benötigen Sie nicht nur die Zahl der gespeicherten Adressen, sondern die nach den Regeln des jeweiligen Anbieters abrechenbare Kontaktzahl. Genau hier kann sich das Ergebnis verändern: 5.000 gespeicherte Adressen müssen nicht 5.000 kostenrelevanten Kontakten entsprechen.

Bevor Sie eine Tarifstufe auswählen, prüfen Sie deshalb: Welche Kontakte zählt der Anbieter tatsächlich für die Abrechnung – und welcher Wert muss folglich in Ihre Kostenrechnung eingehen?

Drei Beispiele zeigen, warum diese Prüfung notwendig ist

Bei Mailchimp können unter bestimmten Bedingungen auch abgemeldete und nicht angemeldete Adressen zum Contact Limit zählen, solange sie nicht entsprechend archiviert oder gelöscht wurden. Bei GetResponse kann dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Listen mehrfach zur abrechenbaren Kontaktzahl beitragen; relevant ist zudem der Höchststand im Abrechnungsmonat. KlickTipp arbeitet dagegen mit einer tag-basierten Kontaktverwaltung, bei der identische Adressen nicht allein durch unterschiedliche Tags mehrfach gezählt werden.

Wenn Sie die aktuelle Tarifstruktur von KlickTipp anhand Ihrer eigenen Kontaktzahl prüfen möchten, können Sie die verfügbaren Tarife direkt vergleichen.

Praxisfolge für die Kalkulation

Ermitteln Sie die abrechenbare Kontaktzahl nicht nur einmal bei Vertragsabschluss. Wenn die Tariflogik bestimmte abgemeldete oder nicht angemeldete Kontakte berücksichtigt oder dieselbe Adresse durch die Nutzung mehrerer Listen mehrfach zählt, kann regelmäßige Listenhygiene die für die nächste Tarifstufe relevante Kontaktzahl verändern.

Für Ihre 12-Monats-Prognose sollten Sie deshalb mit der erwarteten abrechenbaren Kontaktzahl rechnen – nicht lediglich mit der Zahl aller gespeicherten Datensätze.

Tarifstufen und Kostentreiber außerhalb der Listengröße

Nicht jedes Upgrade wird durch wachsende Kontaktzahlen ausgelöst. In vielen Fällen zwingt eine benötigte Funktion oder ein zusätzlicher Nutzerzugang zum Wechsel in eine höhere Tarifstufe.

Funktionsgrenzen können den günstigsten Tarif ausschließen

ActiveCampaign begrenzt Marketing-Automationen im Starter-Tarif auf maximal fünf Aktionen pro Automation. Unbegrenzte Aktionen stehen erst ab Plus zur Verfügung.

Bei CleverReach bietet Basic die Basisfunktionen, während A/B-Tests und unbegrenzte Automationen den Pro-Tarif erfordern.

Bei Quentn sind API-Schnittstellen für Drittanbieter-Anbindungen wie Zapier oder Make erst ab Basic verfügbar.

Die Konsequenz: Selbst wenn Kontaktzahl und Versandmenge noch problemlos in einen Einstiegstarif passen, kann der tatsächliche Funktionsbedarf eine höhere Tarifstufe erforderlich machen.

Nutzerzugänge ebenfalls vorab prüfen

Dasselbe gilt für Teams.

Einstiegstarife sind häufig auf einen Benutzer beschränkt. Das betrifft beispielsweise GetResponse Starter, ActiveCampaign Starter und Quentn Lite.

Benötigen Marketing, Vertrieb oder Agentur mehrere Zugänge, sollte die Zahl der erforderlichen Nutzer deshalb bereits vor der Tarifwahl feststehen.

Add-ons nicht vergessen

Zusätzliche Leistungen können ebenfalls separat berechnet werden. Beispiele aus den untersuchten Tarifstrukturen sind:

• dedizierte IPs
• Spam-Tests
• KI-Credits
• zusätzliche Nutzerzugänge

Ein sinnvoller Tarifvergleich beginnt deshalb mit einer kurzen Anforderungsliste: Welche Funktionen sind Pflicht? Wie viele Personen benötigen Zugang? Wie häufig wird versendet? Erst danach sollte der passende Tarif bestimmt werden.

Was passiert, wenn ein Limit überschritten wird?

Das Erreichen eines Limits kann unterschiedliche technische und finanzielle Folgen haben. Drei Mechanismen sind besonders wichtig.

1. Kostenpflichtige Zusatzblöcke

Mailchimp kann bei Überschreitung des Kontaktlimits in bezahlten Tarifen zusätzliche Contact Blocks beziehungsweise Overages berechnen.

Die konkrete Höhe solcher Zusatzkosten ist nicht pauschal anzugeben. Sie kann unter anderem von Tarif, Vertragskonstellation und Währung abhängen.

2. Automatisches Tarif-Upgrade

Eine andere Variante ist der automatische Wechsel in die nächste Tarifstufe.

Brevo kann bei Überschreitung bestimmter Kontaktgrenzen ein automatisches Upgrade auslösen. Auch bei entsprechenden Modellen von MailerLite können definierte Kontaktgrenzen zu einem Wechsel in eine höhere Stufe führen.

Damit kann schon das Überschreiten einer Schwelle den Preis verändern, obwohl sich die tatsächliche Nutzung nur geringfügig erhöht hat.

3. Versandstopp

Bei kostenlosen Tarifen kann statt einer zusätzlichen Berechnung ein Versandlimit greifen.

Beim Mailchimp-Free-Tarif oder beim Brevo-Free-Modell mit einem Limit von 300 E-Mails pro Tag kann nach Erreichen des jeweiligen Limits kein regulärer weiterer Versand innerhalb des betreffenden Limits erfolgen.

Vor der Tarifwahl sollten Sie deshalb nicht nur die Höhe eines Limits prüfen, sondern auch die Folgefrage: Was genau passiert, wenn ich darüberliege?

Zahlungsintervalle, Steuern, Währungen und Preisänderungen

Auch ein korrekt gewählter Tarif kann auf der Rechnung anders aussehen als zunächst erwartet. Laufzeit, Zahlungsweise, Steuer und Währung gehören deshalb in die Kostenrechnung.

Jahresrabatt bedeutet nicht monatliche Zahlung

Mehrere Anbieter gewähren Rabatte für längere Laufzeiten.

CleverReach gewährt bei jährlicher Buchung 10 Prozent Rabatt, Quentn 20 Prozent. GetResponse weist für längere Vorauszahlungen Rabatte von 18 Prozent bei zwölf Monaten und 30 Prozent bei 24 Monaten aus.

Wenn Sie die aktuelle Preisstaffelung und die verfügbaren Quentn-Tarife auf Ihr Nutzungsszenario übertragen möchten, können Sie die aktuellen Tarifangaben direkt prüfen.

Ein auf den Monat heruntergerechneter Preis bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass Sie jeden Monat diesen Betrag bezahlen. Bei Jahreszahlung kann der Betrag für zwölf Monate im Voraus fällig werden.

Auch die Kündigungsbedingungen gehören in den Vergleich. Bei CleverReach sind Monatsabos monatlich kündbar; bei Jahrestarifen ist eine Kündigung einen Monat vor Ablauf vorgesehen.

Ein Jahresrabatt sollte deshalb nicht wie ein Rabatt auf einen flexibel monatlich kündbaren Tarif behandelt werden.

Netto und brutto unterscheiden

B2B-Angebote werden häufig netto zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer dargestellt.

Für Ihre Kalkulation ist deshalb entscheidend, ob Sie mit dem Netto- oder dem tatsächlich zu zahlenden Bruttobetrag rechnen und ob in Ihrem Nutzungskontext ein Vorsteuerabzug berücksichtigt werden kann.

Fremdwährung kann die tatsächlichen Kosten verändern

ActiveCampaign und Mailchimp rechnen in US-Dollar ab. Für Nutzer, deren Budget in Euro geführt wird, können dadurch Wechselkursschwankungen und mögliche Kreditkartengebühren für Fremdwährungen relevant werden.

Ein unveränderter Dollarpreis muss deshalb nicht in jedem Abrechnungszeitraum exakt denselben Eurobetrag verursachen.

SaaS-Preise bleiben nicht zwangsläufig konstant

Auch bestehende Preisstrukturen können sich verändern. Sinch Mailjet passte seine Abonnementpreise zum 9. September 2026 an. Die Änderung betrifft Monats- und Jahresabonnements zum jeweiligen Verlängerungsdatum.

Für längerfristige Kalkulationen sollte ein aktueller Preis daher nicht als dauerhaft unveränderlich behandelt werden.

Kostenentwicklung bei Wachstum: Warum zwölf Monate wichtiger sind als der heutige Preis

Tarifkosten wachsen häufig nicht gleichmäßig mit Ihrer Liste.

Stattdessen arbeiten Anbieter mit Stufen wie beispielsweise:

• 1.000 Kontakte
• 2.500 Kontakte
• 5.000 Kontakte
• 10.000 Kontakte

Dadurch entstehen Sprungstellen. Liegt Ihre Liste knapp unter einer Tarifgrenze, kann bereits ein zusätzlicher Kontakt die nächsthöhere Stufe erforderlich machen.

Wer nur den heutigen Listenstand kalkuliert, unterschätzt deshalb möglicherweise die Kosten des kommenden Jahres.

Eine sinnvolle Kostenprüfung umfasst drei Szenarien:

1. Ist-Zustand: Was kostet die Software bei der heutigen Nutzung?
2. Moderates Wachstum: Was passiert bei etwa 25 Prozent mehr Kontakten innerhalb von zwölf Monaten?
3. Starkes Wachstum: Wie verändert sich der Tarif bei 50 bis 100 Prozent Wachstum?

Entscheidend ist nicht nur der Preis am Ende des Jahres. Relevant ist auch, wann eine neue Tarifstufe voraussichtlich erreicht wird und wie viele Monate sie innerhalb des Betrachtungszeitraums bezahlt werden muss.

So entsteht statt eines einzelnen Preispunkts eine realistischere 12-Monats-Kostenkurve.

Praxismethode: So berechnen Sie Ihr eigenes Nutzungsszenario

Für eine belastbare Kalkulation benötigen Sie zunächst ein realistisches Nutzungsprofil.

Notieren Sie mindestens:

• aktuelle Kontaktzahl
• erwartetes Listenwachstum
• monatliches Versandvolumen
• benötigte Pflichtfunktionen
• Zahl der erforderlichen Benutzerzugänge
• notwendige Add-ons
• Abrechnungsperiode
• mögliche Limitüberschreitungen
• Steuer
• anwendbare Laufzeitrabatte

Anschließend können Sie mit folgender Struktur rechnen:

Jährliche Gesamtkosten = (passender Grundtarif für das Realszenario × 12) + erwartete Tarifstufen-Upgrades + benötigte Add-ons und Zusatz-Seats + mögliche Overages + Mehrwertsteuer – Laufzeitrabatte

Bei Vorauszahlung muss die Rechnung entsprechend an die tatsächliche Abrechnungsweise angepasst werden.

Beispiel: 5.000 Kontakte, 22.000 E-Mails pro Monat, 2 Nutzer und A/B-Testing

Nehmen wir ein anbieterneutrales Nutzungsszenario:

• 5.000 Kontakte
• insgesamt 22.000 versendete E-Mails pro Monat
• 2 Benutzer
• A/B-Testing als Pflichtfunktion

Bei einem primär kontaktbasierten Modell prüfen Sie zuerst, welche Kontaktstufe 5.000 abrechenbare Kontakte abdeckt. Anschließend müssen Sie kontrollieren, ob der Versand innerhalb dieser Stufe tatsächlich unbegrenzt ist oder ein zusätzliches Sendelimit gilt.

Bei einem versandorientierten Modell steht dagegen zunächst das monatliche Volumen von 22.000 E-Mails im Mittelpunkt. Anschließend prüfen Sie, ob die Speicherung von 5.000 Kontakten ohne zusätzliche Kosten möglich ist.

Bei einem hybriden Modell müssen beide Größen gemeinsam betrachtet werden. Eine ausreichende Kontaktstufe hilft nicht, wenn das Sendelimit zu niedrig ist. Umgekehrt kann genügend Versandvolumen vorhanden sein, während ein Kontaktspeicherlimit eine höhere Stufe erforderlich macht.

Danach folgt die Funktionsprüfung. Sind zwei Benutzer und A/B-Testing im ermittelten Tarif nicht enthalten, müssen Sie entweder eine höhere Tarifstufe oder entsprechende Zusatzkosten berücksichtigen.

Das Beispiel zeigt bewusst keinen günstigsten Anbieter. Es verdeutlicht vielmehr, warum dieselbe Nutzung bei unterschiedlichen Preislogiken zu unterschiedlichen Tarifanforderungen führen kann.

Im nächsten Schritt übertragen Sie dieselbe Rechnung auf den erwarteten Listenstand in zwölf Monaten. So erkennen Sie bereits vor Vertragsabschluss, ob Ihre heutige Tarifstufe voraussichtlich ausreicht oder ein Stufensprung wahrscheinlich wird.

Checkliste und Fazit: Mit 8 Fragen eine Pricing-Seite richtig lesen

Ein sinnvoller Preisvergleich beginnt nicht beim größten Rabatt, sondern bei Ihrem tatsächlichen Nutzungsszenario. Prüfen Sie eine Pricing-Seite deshalb systematisch:

1. Was ist die primäre Bemessungsgrundlage?
   Bezahlen Sie hauptsächlich nach Kontakten, Versandvolumen oder einer anderen Nutzungsgröße?
2. Welche zweite Komponente begrenzt Ihre Nutzung?
   Gibt es trotz kontaktbasierter Abrechnung ein Sendelimit oder trotz Versandtarif ein Kontaktlimit?
3. Welche Tarifstufe enthält Ihre Pflichtfunktionen?
   Prüfen Sie insbesondere Automationen, A/B-Tests, Schnittstellen und andere Funktionen, die Sie tatsächlich benötigen.
4. Wie genau werden Kontakte gezählt?
   Klären Sie, ob abgemeldete Kontakte, doppelte Adressen oder Kontakte in mehreren Listen die Abrechnung beeinflussen.
5. Was passiert bei einer Limitüberschreitung?
   Drohen Zusatzblöcke, ein automatisches Upgrade oder ein Versandstopp?
6. Welche Zusatzkosten fallen an?
   Berücksichtigen Sie Nutzerzugänge, Add-ons und weitere kostenpflichtige Leistungen.
7. Welches Zahlungsintervall liegt dem Preis zugrunde?
   Prüfen Sie Monats- oder Jahresvertrag, Vorauszahlung, Kündigungsbedingungen, Steuer und gegebenenfalls Fremdwährung.
8. Was kostet der Tarif bei 25 bis 50 Prozent Wachstum innerhalb von zwölf Monaten?
   Kalkulieren Sie nicht nur den heutigen Stand, sondern auch die nächste realistische Tarifstufe.

Der tatsächliche Preis einer E-Mail-Marketing-Software entsteht aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren. Kontaktzählung, Versandvolumen, Funktionsstufe, Nutzerzugänge, Zusatzleistungen und Abrechnungsperiode entscheiden gemeinsam darüber, was Sie tatsächlich bezahlen.

Der beworbene Einstiegspreis ist deshalb höchstens ein Ausgangspunkt. Aussagekräftiger ist eine 12-Monats-Kalkulation, die Ihre reale Nutzung und das erwartete Wachstum berücksichtigt.

Wer diese Preislogik verstanden hat, kann Tarife unabhängig vom jeweiligen Anbieter nach denselben Fragen prüfen und wesentlich besser einschätzen, welcher Kostenrahmen zum eigenen Nutzungsszenario passt.